Checklist 3 perkara yang perlu dilakukan ketika menerima barang...

.

Pagi-pagi tadi, bos ada lontarkan satu soalan di atas meja mesyuarat pagi. Dia bertanya, 'Apa yang patut kita lakukan untuk nak tahu satu-satu projek itu sudah berjaya atau tidak? '

Jawapan mudah yang diterimanya ialah ' Kita buat audit '.
(Nota: projek tersebut adalah projek naik taraf sistem, bukan projek buat bangunan atau jambatan)


Ya, memanglah kita kena buat audit untuk nak tahu keadaan sebenar projek itu tetapi apa yang nak diauditkan? Maka, aku pun buka mulut. Tak kisahlah apa yang telah aku katakan di dalam mesyuarat itu kerana hal pejabat tidak bagus jika diceritakan di luar pejabat. Yang penting, jawapan itu mungkin boleh atau memang kita gunakan sehari-harian. Itulah yang aku nak kongsikan di sini...


Katakanlah kita hendak beli sebuah mesin basuh.

Oleh kerana mesin basuh itu mahal, kita fikir semasak-masaknya sampai berbulan-bulan (itu aku), kemudian kena simpan duit berbulan-bulan (itu juga aku), maka kita anggap membeli sebuah mesin basuh itu sebagai satu projek yang mudah. Maksudnya, kita akan dapat sebuah mesin basuh yang baharu bagi menggantikan yang lahama.

Ketika merancang untuk beli, kita buatlah sedikit kajian. Kita tentukan jenis mesin yang bagaimana yang kita mahu - top loading, front loading, kapasitinya dan segala jenis teknikal yang lain.

Kemudian, kita fikirkan pula jenama-jenama mesin basuh yang ada dan terkenal. Kita kaitkan jenama-jenama ini dengan kualitinya - tahan lama atau tidak, banyak masalah atau tidak, warranty period. Juga kita kaitkan kualiti ini dengan harganya - sama ada kita sanggup membayar lebih untuk kualitinya atau pun tidak. Atau harga lebih itu hanya kerana jenama dan bukan kerana mesin basuh itu yang terbaik.

Kemudian, kita fikirkan pula servis lepas jualan. Sama ada sokongan servis lepas jualan itu baik dan lancar atau pun tidak. Kadang-kadang ada pakej yang menawarkan extended warranty kalau-kalau mesin basuh itu rosak selepas warranty period yang asal itu tamat (extended warranty sebenarnya adalah sejenis insurans dan ia adalah salah satu cara risiko diuruskan, yakni 'transfer to 3rd party').


Baiklah.

Sekarang tiba hari dan masanya mesin basuh yang baharu itu dihantar. Pada ketika ini, apakah yang kita lakukan untuk menerima atau tidak mesin basuh itu? Adakah projek membeli mesin basuh yang baharu itu berjaya atau tidak? Soalan ini lebih kurang sama dengan soalan di atas tadi.

Ada 3 perkara yang perlu kita pastikan. Dalam Project Management, fasa ini dipanggil Delivery Phase dan saat terakhir dalam Delivery Phase ialah Final Acceptance. Dalam kes projek membeli mesin basuh tadi, Final Acceptance berlaku ketika juruteknik telah pasangkan mesin basuh dan menyerahkan kita Delivery Note atau Invoice dan meminta tandatangan kita sebagai bukti penghantaran.

Maka aku syor 3 'checklist' ini. 3 perkara yang perlu dipastikan untuk ketahui sama ada projek kita akan berjaya atau tidak:

• All the design intends were met - semua spesifikasi atau ciri-ciri teknikal seperti yang dipersetujui telah ada? Semua barang dan aksessori juga dihantar?
• All the quality aspect and cost were met -  kualitinya adalah seperti yang kita persetujui dan pada harga yang dipersetujui? Semuanya dihantar dalam keadaan yang baik tiada calar atau pecah-pecah? Adakah ia dapat berfungsi dengan baik tanpa bunyi-bunyi yang menakutkan? Lakukan demonstrasi dan cubalah pelbagai senario basuhan dan lihat sama ada mesin basuh itu melakukan tugasnya tanpa terhenti atau pincang tugas.
• All the associated risks were mitigated - risiko tak boleh dihapuskan kerana risiko adalah sesuatu pada masa depan dan belum berlaku lagi. Kalau dah berlaku, ianya bukan risiko lagi tetapi telah menjadi masalah atau isu. Tetapi, kita boleh merancang pelbagai pelan untuk mengatasinya jika risiko itu benar-benar terjadi. Lebih-lebih lagi kalau risiko itu tinggi akibatnya. Selagi sesuatu risiko itu tiada pelan tindakannya, risiko itu dianggap masih tinggi dan berbahaya. Diantara risiko yang tinggi pada mesin basuh ialah pincang tugas (system malfunction atau break down) tetapi kalau kualiti jenama itu bagus, kebarangkalian untuk pincang tugas adalah rendah (Jika kita faktorkan beberapa elemen in, ia menjadi apa yang kita panggil Risk Priority Number (RPN). Sesetengah orang panggil lain). Kita perlu pastikan yang kita tahu apa nak buat jika mesin basuh itu rosak. Kita kena pastikan kita ada nombor pusat servis untuk dihubungi, kad warranty ada pengesahan dsb...Ini termasuk cara-cara kita nak tahu untuk troubleshoot sendiri untuk masalah yang mudah-mudah dan senarai routine maintenance yang perlu kita lakukan sendiri. Segala DO's dan DON'Ts...

Kalau semuanya telah ada, kita bolehlah terima penghantaran tersebut dan bertawakkal agar segalanya baik. Begitulah jawapan aku di dalam mesyuarat itu. Kalau faham, fahamlah. Kalau tak faham, yo sudah...





.